Jak správně napsat zprávu v 10 krocích
V dnešní době, a to jak na pracovišti, tak mimo ni, Není neobvyklé, že při nějaké příležitosti bychom měli vypracovat zprávu, která by zohlednila jakoukoli situaci nebo problém .
Ať už chcete podat stížnost, podat žádost nebo jednoduše dokumentovat konkrétní situaci, bude to typ dokumentu, který budeme obecně psát. Někteří lidé však mohou považovat za složité, aby sestavili zprávu. Proto v tomto článku poskytujeme řadu kroků, jak napsat zprávu na obecné úrovni.
Co je to zpráva?
Zpráva je typ dokumentu napsaného v próze, který se provádí za účelem, že osoba, která to dělá, může s ostatními lidmi něco o situaci nebo tématu sdělit. Obvykle obvykle směřují k vyšším instancím (např. městské radě nebo nadřízenému) , přestože můžete také najít zprávy zaměřené na komunikaci s někým jiným odborníkem než my, abyste mohli pracovat se stejnými daty a kontrastem nebo je rozšiřovat.
Existuje široká škála typů zpráv, které mohou mít různé účely a odlišné struktury. Tento článek však navrhuje vypracování zprávy, která bere v úvahu obecnou strukturu kterékoli z nich.
Kroky k přípravě zprávy
Při přípravě zprávy musíme mít na paměti, že v první řadě budeme muset uvažovat o tom, jak a kdy to uděláme , Následně bude zpráva vypracována na základě situace, která se má odrážet, a předchozích úvah.
Níže je řada užitečných kroků pro správné napsání sestavy.
1. Jaký je náš cíl?
Než začneme psát, musíme se zamyslet nad tím, co chceme s naší zprávou dosáhnout. Budeme požadovat řešení problému nebo jednoduše ukládat data za účelem jejich pozdějšího použití? Chceme věřit vědeckému vyšetřování nebo podat stížnost? Musíme jej vzít v úvahu pro výběr typu zprávy, která je podle případu nejrelevantnější.
2. Mějte na paměti typ textu, který budete používat
Ne všechny zprávy jsou stejné, každý z nich vykazuje své vlastní charakteristické rysy. Například, exkluzivní zpráva bude obsahovat údaje, aniž by se o nich jednalo o jakékoliv interpretaci, a nebylo možné uzavřít závěry , zatímco demonstrační typ bude vyžadovat, aby subjekt vypracoval hypotézy a podrobil je zkoušce, aby získal řadu výsledků a závěrů.
3. Zvažte cíl
Nezáleží jen na tom, co či co, ale také měli byste uvažovat o tom, která veřejnost má naši zprávu jako cíl , To nám umožní přizpůsobit úroveň jazyku jak našim potřebám, tak potřebám tohoto publika.
4. Výběr a analýza informací
Na základě předchozího kroku je nezbytné shromáždit informace, které chceme poskytnout, a vhodně je strukturovat tak, aby náš diskurs měl společnou nit. Měly by být vzaty v úvahu také druhy údajů, které se mají odrážet, a kdo nebo jak byly získány informace. .
5. Můžeme použít grafické prvky
Přestože závisí na druhu sestavy, je možné použít vizuální prvky, které usnadňují pochopení dat , Jedná se například o použití sloupcových grafů pro analýzu frekvencí nebo pro analýzu zisku a nákladů.
6. Název
Zatímco se může zdát hloupé, správně hlásit zprávu jasně, vzhledem k předmětu, který vyžaduje její realizaci a je snadno srozumitelný to je něco, co velmi usnadňuje jeho porozumění čtenáři.
7. Napište úvod
V této první části zprávy budeme stručně shrnout téma, které se má ve zprávě zabývat , Musí se objevit cíl realizace uvedené zprávy a problém, který vyvolává potřebu její existence a kontextu, ve kterém se uskutečňuje.
8. Rozšiřuje nápady a vysvětluje, co bylo zkoumáno ve vývoji
V textu zprávy zorganizujeme a rozšíříme informace o události, která se stala nebo prozkoumala , přičemž jasně stanoví metody a činnosti, které ukazují, jak byla situace vytvořena nebo provedena, a jak získat data. Pokud se jedná o zprávu, která odráží vyšetřování, budou zahrnuty aspekty, jako jsou teoretické modely a zkoumání situace.
9. Udělejte závěr
V poslední části zprávy konečný výsledek toho, co bylo prozkoumáno a odrazeno ve zprávě nebo požadavku nebo žádosti, musí být zohledněno což se provádí za účelem vyřešení situace. Musí to být jasné a srozumitelné.
10. Jazyk, který se má použít
Je nezbytné, aby byl jazyk jasný a stručný. Musí být psáno formálně a objektivně, ve třetí osobě a pasivním hlasem. Fakta musí být oddělena od vyvozovaných závěrů (pokud existují) a musí se vypořádat přímo s údaji, s nimiž se zabývají, když jsou léčeni.
